F-03 Microsoft 365で働き方改革！！

すべての従業員一人ひとりが自律的にイキイキと働くために、デジタル技術を活用して自らの業務プロセスを見直し、オフィスワークの3M（面倒・マンネリ・ミスできない）をなくしていくことを目指します。本質的な付加価値の高い業務にシフトするため、「新しい仕事の仕方の世界観」を構築して、Microsoft Teamsを中心としたコラボレーション、Open／Pullによるドキュメントやデータの活用、様々なデジタルツールの習得と使いこなしを推進します。

取り組みの背景

リコーグループでは、一人ひとりがイキイキと働き、チームとして最大のパフォーマンスを発揮できる会社を目指し、「“はたらく”に歓びを」をビジョンとしてグループ全社で働き方改革を進めています。
働き方改革の目指すべき姿として、仕事を通じて得られる「充足感」「達成感」「自己実現」「時間と場所に捉われず、自分らしい働き方を選ぶ」「チャレンジを称えあい協力し合う」の実現が求められました。

取り組み内容

ようこそ「新しい世界（仕事の仕方）」へ

課題を解決するためにはまずどうすべきなのか。
そのためには、どう仕事を変えていけばよいのか「新しい世界(仕事の仕方)」として4つの「No more」を考えました。

適切なツールを選択し、クイックなコミュニケーションを行い、クイックに問題を解決する「No more 対話停滞」。
いわゆる、“Excel のバケツリレー”をなくし、集計・加工や報告準備に時間をかけず、データを自ら見にいき、即断・即決を行う「No more 報告準備」。
進捗を報告するためだけの会議はなくし、全員がリアルタイムに進捗を確認でき、滞りない質の高いアウトプットを目指す「No more 進捗会議」。
勘と経験にたよるのではなく、事実とデータに基づいた分析で自律的な改善活動を行う「No more 我流管理」。

これらを実現するために必要なことは、データや情報が、誰もがアクセスできる「Open」で、自発的に活用できる「Pull」の状態になっていること。
Microsoft 365 を中心としたデジタル技術を十分に利活用することで可能になります。

効果

コラボレーションを中心としたOpen／Pullなドキュメント・データの利用ができている仕事の仕方

「新しい仕事の仕方」を支えるデジタルツール

私たちが目指す「新しい世界」を構築するには、様々なデジタルツールの使いこなしが欠かせません。
その際に重要なのは、日々のコミュニケーションを行いながら、関連するシステムに効率的に情報やデータを蓄積し、さらにそれらをデジタルツールで連携して利活用することです。
また、このような世界を実現するには、社内の情報・データは必要な人がすぐにアクセスできるOpen & Pullな状態であることが大前提です。
ドキュメントやデータ管理には、“SharePoint、OneDriveなど”、毎日蓄積されるデータを自動的に取り込むなどするため、“Power Apps、Power Automate”を利活用しながら、それらをPower BIでレポート化し報告を待たない意思決定につなげます。
その他、“To Do、Planner”を使ってのタスク管理、お問い合わせのアプリケーションとしてリコーで開発した“RICOH Chatbot Service”や“Power Virtual Agents”も利用しています。そして、個人も組織も仕事の仕方を振り返るため、“Microsoft Viva Insights”でデータを収集・分析・可視化を行います。
このような様々なツールを使いこなすことで、これらを実践できる社員をデジタル人材として育成する源にもなっています。