遠隔コミュニケーションのメリットと円滑に進めるためのツールをご紹介
日頃の業務で、遠方にいる社員や取引先、お客様とやり取りを行う方も多いと思います。
近年は、遠方の人とコミュニケーションをとる手段としてWeb会議システムやビジネスチャットツール等の活用が進み、電話やメールがメインだった時代よりコミュニケーションが取りやすくなっています。
一方で、上手くツールを使いこなせなかったり、細かいやり取りで齟齬が生じたりすることもあります。
この記事では、遠隔コミュニケーションのメリットと課題、円滑にコミュニケーションをとるためのツールをご紹介します。
遠隔コミュニケーションとは
遠隔コミュニケーションとは、遠隔地にいる相手とやり取りする方法を指します。
遠方の相手とコミュニケーションをとる方法として、従来は電話やメールが主流でしたが、通信インフラや技術の発展により近年はWeb会議システムやビジネスチャット等を使い手軽にやり取りができるようになりました。
音声だけでなく映像や資料などデータを共有しながら打合せをしたり、即座にリアクションがとれるようになりました。
こうした遠隔コミュニケーションツールの発展も伴い、昨今は働き方が多様化しており、リモートワークなど時間や場所の制約なく仕事ができる環境が求められています。
今や業務で遠隔コミュニケーションを行えることは必然となっており、環境の整備など企業にも対応が求められています。
遠隔コミュニケーションを業務に導入するメリット
企業が遠隔コミュニケーションを業務に導入するメリットについて解説します。
人材採用の選択肢が広がる
遠隔コミュニケーションを行える環境を企業が適切に整備することで、在宅勤務などのリモートワークや、在宅とオフィス勤務を併用するハイブリッドワーク希望者、地方在住者などさまざまな人材を雇い入れることが可能になります。よって人材採用の選択肢が広がると考えられます。
コスト削減
遠隔コミュニケーションが問題なく行えるように環境が整備されていれば、リモートワークの従事者を増やすことができ、その分、オフィス勤務の人数が減ることから、オフィスの賃料や光熱費、社内備品の削減につながります。また交通費などの移動費の補助も不要になります。そのため、遠隔コミュニケーション導入は結果的にコスト削減につながる可能性があります。
手法によって生産性の向上につながる
遠隔コミュニケーションの方法によっては、音声だけでなく映像や画像なども含めてリアルタイムで情報共有ができるため、電話やメールのみと比較して、生産性の向上が期待できます。
災害時にリアルタイムに情報共有できる
遠隔コミュニケーション環境を整えておくことは、災害時にも役立ちます。発災直後における従業員の安否確認をリアルタイムで行えたり、業務を継続する際の情報共有も従業員同士や拠点間で円滑に行うことができます。
助成金を受給し環境整備しやすくなることもある
遠隔コミュニケーションを伴うリモートワークを導入する費用の助成金制度を利用することで、国から受給を受けられる可能性があります。例えば、厚生労働省の「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」は、テレワークを制度として導入・実施し、人材確保や雇用管理改善等の観点から効果をあげた中小企業事業主を支援する助成金です。
遠隔コミュニケーションの課題
一方で、遠隔コミュニケーションを行うには、必要な機器やツールの導入、運用面で次のような課題が生じることがあります。
情報伝達・意思疎通に時間や労力などのコストがかかる
全員がオフィスに勤務し対面でコミュニケーションをとる場合と比べ、遠隔コミュニケーションの場合は情報の伝達や意思疎通に時間や労力がより多くかかることがあります。
例えば、「チャットの文字情報だけで伝えた内容が正しく伝わっておらず業務に2倍の時間がかかってしまった」といったケースや、「Web会議を行う際に在宅勤務者の一人が通信環境に問題があり途中で通信が途切れてしまい、会議に余分な時間がかかってしまった」といったケースがあります。
これらのケースが頻発してしまうと時間と労力がかかりコスト増しとなってしまうでしょう。
通常のWeb会議では、コミュニケーションの齟齬が生じる場合もある
Web会議システムを利用すれば、相手の顔を見ながらPC画面を共有し資料を見せながら打合せができるので、電話やメールよりもコミュニケーションが取りやすくなります。
一方、対面の打合せでは手軽にできたものがやりにくいことがあります。例えば、打合せをしながら資料に手書きでコメントを書き加えたり、手書きでアイディアを図式化して伝えたりといったことはやりづらくなります。
ホワイトボードアプリケーションを使う手もありますが、普通のPCではマウスでの書き込みがスムーズではない等、使いづらいこともあります。
細かいやり取りが難しく、コミュニケーションに齟齬が生まれてしまうこともあるでしょう。
雑談が生まれづらい
遠隔コミュニケーションは、基本的に必要なときに必要な時間だけやりとりすることになるため、オフィスでは自然と生まれていた何気ない雑談の機会がなくなります。チャットを代用することができますが、文字情報だけではどうしても対面の雑談とは違う雰囲気となってしまいます。
冷たい印象を与えてしまう
特に文字情報だけのやりとりは、互いに冷たい印象を与えてしまいがちです。メールやチャットのそっけないやりとりを続けていると、疎外感を感じてしまうこともあるでしょう。
設備環境を適切に整える必要がある
遠隔コミュニケーションを実施するには、インターネット環境やWeb会議システム等ツールの準備はもちろんのこと、セキュリティ対策も徹底する必要があります。その分、コストや時間と手間を要します。
遠隔コミュニケーションに役立つツールのご紹介
遠隔コミュニケーションの課題を全て解決できるわけではありませんが、遠隔コミュニケーションでおすすめのツールをご紹介します。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは、ビジネスシーンでテキストメッセージを中心に、コミュニケーションを効率的に行うことができるツールです。
Microsoft Teams、Slack、Chatworkなどがあります。
チャットツールの特徴としては以下の通りです。
- テキストベースで、即時的な情報共有や会話ができる
- メールよりも手軽に利用でき、気軽なコミュニケーションが取りやすい
- 絵文字などを用いて感情表現がしやすい
- グループチャットで、必要なメンバーを集め同時に複数人のコミュニケーションができる
Web会議ツール
Web会議ツールとは、インターネットを利用して遠隔地にいる相手と映像や音声を使ったリアルタイムの会議を行えるツールです。
Microsoft Teams、Zoom、Google Meet™などがあります。
Web会議ツールの特徴としては以下の通りです。
- カメラをONにすれば、顔を映しながらコミュニケーションを取れるので相手の表情を見た会話ができる
- 肉声と映像コミュニケーションにより冷たい印象を減らすことができる
- 会議・ミーティングの前後に雑談を入れることもできる
- 資料や動画の共有など、会議に必要な情報を相手と共有しながらコミュニケーションをとることができる
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスク、スケジュール、進捗、リソースなどプロジェクトに関する情報を一元管理できるソフトウェアです。
Backlog、Notionなどがあります。
プロジェクト管理ツールの特徴としては以下の通りです。
- チームで進行しているプロジェクト単位で情報の共有やチャットが可能
- 進捗の共有やタスク管理が手軽にできる
- 情報が蓄積されていくため、過去の履歴が参照しやすく、資料の検索性に優れている
遠隔コミュニケーションの課題を解決し、利便性を高める各種サービスやツールは今後さらに発展していくことでしょう。
遠隔コミュニケーションに役立つリコーの「インタラクティブホワイトボード（電子黒板）」
遠隔コミュニケーションで役立つ機器として、リコーの「インタラクティブホワイトボード（電子黒板）」があります。
リコーのインタラクティブホワイトボード（電子黒板）とは？
リコーのインタラクティブホワイトボード（電子黒板）は、利用シーンにあわせた2つのシリーズを用意しており、オフィスや教育現場など、誰でも簡単に使える直感的なインターフェイスで、コミュニケーションやコラボレーションを促進します。
Windows/Android™を搭載した大型タッチディスプレイで、パソコン画面を映したり、画面に手書きで書き込みをしたり、画面に書き込みをしたデータを保存したり、Web会議を行ったり多様な使い方ができます。
遠隔コミュニケーションにインタラクティブホワイトボード（電子黒板）を活用するメリット
遠隔コミュニケーションにインタラクティブホワイトボード（電子黒板）を活用する主なメリットをご紹介します。
・遠隔地でもリアルタイムで同じ画面を共有できる
Web会議システムを接続すれば、遠隔地のメンバーとリアルタイムに画面の共有が可能になります。画面にその場で描き込みながら話を進めることができるため、より伝わりやすくなるでしょう。
・パソコンやタブレットからも閲覧でき情報共有が可能
クラウド上のホワイトボードを利用すれば、インタラクティブホワイトボード（電子黒板）以外のパソコンやタブレットからも、ブラウザ上で画面を閲覧できるため、遠隔コミュニケーションがよりスムーズにいきます。
・会議資料・議事録のペーパーレス化
会議中に板書した内容をそのまま議事録として利用すれば、議事録作成の手間や時間が減ります。またペーパーレス化推進にもつながります。
インタラクティブホワイトボード（電子黒板）を導入することにより、以上のような多くのメリットや効果を享受できます。他にも、お客様の課題を解決する様々な活用方法があります。その他の活用アイデアについても含めて、ぜひお気軽にお問い合わせください。