お客様導入事例　リコージャパン株式会社 晴海トリトン事業所（社内実践事例） リコー インタラクティブ ホワイトボード（RICOH IWB）とデジタルサイネージを中心にICTツールを効果的に組み合わせることで、新しいミーティングスタイルとコミュニケーション活性化を実現。

リコージャパン株式会社 晴海トリトン事業所では、ICTツールを最適にレイアウトすることで、誰もが働きやすく生産性の高いワークスタイルを実践しています。フリーアドレスのフロアには大小のオープンなミーティングスペースを設け、それぞれにRICOH IWBを設置。いつでも・どこでも・誰でも・誰とでも気軽につながれる環境を整えています。さらに、デジタルサイネージを日常業務の導線上にレイアウトし、最新情報が自然と浸透しやすい環境を構築。このような自社のワークプレイス変革をお客様に体感いただけるよう見学ツアーも実施しており、社内実践によるノウハウを活かした提案に繋げています。

ICT事業本部は晴海トリトン事業所への移転を機に、会議スタイルや情報共有の方法について改めて見直しを行いました。晴海トリトン事業所で働くICT企画センター 秋田恭宏は、従来からの取り組みによりコミュニケーションが活性化され多様な働き方が全社的に広がる中で、今後もさらに進化していくには、オフィスのレイアウトから導入するICTツールまでトータルな見直しが必要になっていたと振り返ります。

「RICOH IWBは以前から使用していました。投影した資料に手書きをしながら打ち合わせをすると議論は活発になりますし、その場で資料を更新できるので議事録の作成も不要。一度使うとその便利さから、次回もまた使いたくなるんですね。日常業務に欠かせないツールになるにつれて、RICOH IWBの設置された会議室の予約が取りにくい状況となっていました。」

コミュニケーションの活性化が課題になる一方、秋田は全社的な情報共有についても強化の必要性を感じていたと言います。

「お客様の課題に寄り添う提案をするには、幅広い商品知識が必須です。メールや掲示板の情報だけでは不十分で、タイムリーな情報を効率よく得られる仕組みがあればと考えていました。」

会議スペースのあり方や情報共有についてはお客様企業も同様の課題をお持ちで、相談されるケースが増えていると、事業所管理を担当しているマーケティングセンター 小林さやかが話を続けます。

「近年、多くの企業で働き方改革が推進されていますが、コミュニケーションを活性化したいけれど場所がない、どのICTツールを選べば良いのか分からないといったお悩みをよく伺います。こうしたお客様にベストな提案を行うためにも、リコージャパンが率先して解決にチャレンジすることは大きな意味があると思います。そこで″働きやすさ実践オフィス″をコンセプトに、フロアのレイアウトから各種ICTツールのコーディネイトまでトータルに見直しを行うことになりました。」

晴海トリトン事業所では、いつでも・どこでも・誰でも・誰とでも必要な時にすぐにつながれるハドルコンセプトに基づいたオフィスレイアウトを実践しています。″働きやすさ実践オフィス″のポイントを小林が説明します。

「特徴的なのは、フリーアドレスのフロアに予約不要のミーティングスペースを複数設置しているところです。会議室以外にもスタンディングスタイルの打ち合わせスペースや4名程度の小さなスペースなどを設け、そのほぼ全てにRICOH IWBを設置。会議室不足の解消とコミュニケーションの活性化を実現しています。

RICOH IWBはサイズにもこだわりました。参加人数に対して大きすぎる画面では物理的にも心理的にも距離が離れ意見が出づらくなってしまいます。そこで会議室には65インチ、4名程度のミーティングスペースには32インチというように、広さや主な用途に合わせてRICOH IWBのサイズを変えています。」

秋田はRICOH IWBが気軽に使えるようになったことで、業務効率が向上したほか活発な議論を生むクリエイティブな雰囲気が生まれたと言います。

「RICOH IWBは、結果だけではなく途中のプロセスも書き込みながら共有できるので、短時間で密度の高い打ち合わせが可能。ですから思い立った時にすぐに集まって10分程度で解散、というスタイルも増えました。チーム力が向上しイノベーションが生まれやすい空間が構築されていると思います。」

リコージャパンでは、RICOH IWBを他のICTツールと組み合わせることで多様な運用を行っています。具体的な活用シーンを秋田に聞きました。

「Microsoft Office365®と組み合わせることで、RICOH IWBの活用シーンは大きく広がります。例えばRICOH IWBをPCの画面として活用すれば、ペーパーレスを超えてPCレスの打ち合わせや資料更新が可能に。また在宅勤務など社外のメンバーとも音声、資料、手書き文字がリアルタイムに共有できるので、場所を問わず同じ空気感で打ち合わせができるのがいいですね。

ワイヤレス投影を実現するRICOH Wireless Projectionは特にお客様との打ち合わせ時に使用しています。PCにアプリケーションをインストールすることなく、ワンタッチでワイヤレス投影ができるので、お客様のPC画面も安全かつ簡単にRICOH IWBに表示できます。」

情報共有にはデジタルサイネージを活用しています。自ら情報を取りに行くアクションを起こさなくても自然と情報が得られるように日常業務の導線上にデジタルサイネージを配置。オープンスペースに設置したRICOH IWBも、ミーティングに使用していない時はデジタルサイネージのモニターとして活用しています。

秋田はお客様への提案力強化につながっていると、その効果を話します。

「リコージャパンでは『商品軸』ではなく、お客様の抱えている『課題軸』で様々な商品を組み合わせベストな解決策を提案します。ですから、自分の担当している商品だけではなく幅広い商品情報について最新情報を常に把握しておく必要があります。デジタルサイネージを通じて、自分で探さなくても日常業務の中でタイムリーな情報が得られるのは大変助かります。」

晴海トリトン事業所では、このような自社のワークプレイス変革へのチャレンジをお客様に体感していただけるよう見学ツアーを行っています。小林は社内実践を実際に見ていただくことで、お客様の課題に沿ったより具体的な提案が可能になると話します。

「お客様の中には興味があっても具体的なイメージがわかなかったり、使用やメンテナンスに不安をお持ちの方が多くいらっしゃいます。ライブオフィス『ViCreA 晴海』は、そんな不安も含めてお客様の課題と向き合う場です。来社されたお客様には私たち自身の経験も含めてご案内し、お客様それぞれに最適な提案ができるよう努めています。」

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