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ビジネス成長を促進するオフィスコンセプトの考え方とは？オフィスコンセプトが企業文化に与える影響
オフィス移転やリニューアルの際には、オフィスコンセプトを策定するのが一般的です。しかし、はじめての場合、オフィスコンセプトを策定するべきか迷うこともあるのではないでしょうか。またオフィスコンセプトを策定する方法も気になるかもしれません。
そこで今回は、オフィスコンセプトの概要からオフィスコンセプト例、オフィスコンセプトのメリット、策定するポイント、オフィスコンセプト設計の手順、策定したオフィスコンセプトを従業員に浸透させる方法までご紹介します。
オフィスコンセプトとは？
オフィスコンセプトとは、オフィスの移転やリニューアル、改装など、オフィスを刷新する際に定める、目的を叶えるための指針のようなものを指します。
例えば、「従業員のコミュニケーションが活性化するオフィス」や「多様な働き方を実現するスマートオフィス*」など、目的を達成した結果、得られるメリットや、ベネフィットなどを含むイメージがコンセプトに該当します。
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*スマートオフィス：IoTやAIを導入したオフィスのこと。
オフィスコンセプト策定の目的
オフィスコンセプトを策定する目的は、企業理念や経営課題に基づいて、従業員に理想的な働き方をしてもらい、理想の人材になってもらいたいという希望を叶えるためです。
オフィスコンセプトを策定して社内や設計パートナーに共有し、共通認識を持つことでそのコンセプトが浸透していきます。
もしオフィスコンセプトを決めずに移転やリニューアルのオフィス設計を行ってしまうと、単なるおしゃれなデザインのオフィスや、最新機器や設備を備えた場所にとどまってしまいます。
オフィス刷新は企業理念や経営課題を実現・解決するものであることから、それをオフィスコンセプトとして落とし込むことで理想のオフィスに近づけるでしょう。
オフィスコンセプト策定が必要なシーン
オフィス移転、リニューアルを進める際に、オフィスコンセプト策定が必要なシーンをご紹介します。
オフィスレイアウト基本設計時
基本設計と呼ばれる、オフィスレイアウトのうち基本となる設計を行うシーンでオフィスコンセプトが重要になります。例えば座席配置やスペースのゾーニングなどはコンセプトに基づいて決めていきます。
オフィスレイアウトの細かな設計時
実施設計と呼ばれる、より詳細にオフィスレイアウトを決めていく際にも、随時コンセプトに立ち戻って行います。家具や設備の配置や選定についても、コンセプトを軸に検討します。
オフィスデザイン・見た目の検討時
オフィスのカラーリング、見た目のデザイン、インテリアのテイストなどもコンセプトを踏襲します。その結果、統一感のあるオフィスデザインが作られます。
移転・リニューアル後の運用時
移転やリニューアルが完了した後の運用時にも、コンセプト通りに進めていきます。従業員が実際に業務を行う際に、反映されていることが必要です。
オフィスコンセプト例
実際、オフィスコンセプトを決める際に、何か見本となるものが欲しくなるかもしれません。そこでいくつかオフィスコンセプトの例をご紹介します。
「創造とイノベーションを促進するオフィス」
「先進性を追求するオフィス」
「遊びながら働くオフィス」
「コミュニケーションが自然と生まれるオフィス」
「ありとあらゆるものがつながるオフィス」
「アイデアが湧き出てくるオフィス」
また、次のものはオフィスコンセプトにはならないので、注意しましょう。
オフィスコンセプトにならないもの
- かっこいいオフィス
- おしゃれで洗練されたオフィス
オフィスコンセプトを策定するメリット
オフィスコンセプトを策定するメリットをご紹介します。
オフィス移転などの目的が達成しやすい
オフィスコンセプトを明確にしていると、オフィス移転やリニューアルの目的として掲げた事柄が達成しやすくなります。例えば、「多様な働き方を推進して生産性を上げることで利益を向上させる」という目的であった場合に、「多様な働き方を実現するスマートオフィス」というコンセプトを掲げることで、ただのスマートオフィスの推進にならないなど、ブレのない一貫した取り組みが可能になります。
社内や社外専門業者との共通言語になる
オフィス移転やリニューアルの際には、従業員や社外専門業者などチームでプロジェクトを進めていくのが一般的です。
チーム内でただ「フリーアドレスにしましょう」と共有するよりも「従業員の満足度を高める働き方を推進して生産性向上につなげるためのフリーアドレス」というコンセプトを共有するほうが、目的やコンセプトがチーム内で薄れにくくなり、レイアウト設計やゾーニングなどの取り決めの際にも重要な共通言語となり得ます。
働きやすいオフィスの実現
企業の利益や成長、従業員の活躍推進などがベースとなるコンセプトを持つオフィスは、従業員満足度を上げ、働きやすいオフィスにもつながります。
企業のブランド戦略の強化
コンセプトはそれ自体が対外的なアピールにもなります。「この企業はこのような素晴らしい取り組みを行っているのか」とオフィス刷新の背景が伝わり、良いイメージを持ってもらえます。その結果、企業のブランド戦略が強化できるでしょう。
オフィスコンセプトの策定ポイント
有意義なオフィス刷新を進めるための、オフィスコンセプトの策定のポイントをご紹介します。
オフィス移転などの目的を明確にする
まずは目的を明確にすることをおすすめします。現状把握のために社内アンケートやヒアリング、人材データの確認などを行い調査し、課題を洗い出します。抽出した課題へ一つ一つ解決策を考案し、オフィス刷新の内容に反映していきます。
企業理念やブランド価値を取り入れる
コンセプトは目的に基づき、企業理念やブランド価値を取り入れることで、より自社にとって魅力的でリアルなものになります。新たなオフィスの意義がより明確になるでしょう。
コンセプトカラーを決める
コンセプトは抽象的な概念であるため、あらかじめイメージを描くことも効果的です。例えばデザインのカラーを決めるのも良いでしょう。その際、コーポレートカラーを取り入れるとより自社らしくなります。
プロジェクト体制の検討
オフィスコンセプトは、オフィス移転やリニューアルを行う際の軸になるもので、プロジェクトを通じて、またプロジェクト完了後も残り、全社的に共有し続けるものです。そのため、オフィスコンセプトもプロジェクト体制を整え、プロジェクトチーム全体でアイデアを出し合い、作ることをおすすめします。
プロジェクトチームのメンバーを、役員レベルからマネジメント層、一般職といった立場横断、部署横断にて構成することがポイントです。このようなプロジェクトチームで策定したオフィスコンセプトなら、企業理念やビジョン、経営戦略が反映されるのはもちろんのこと、従業員の現場の意見も反映され、理想的なオフィスコンセプトができあがるでしょう。
専門家に支援してもらうことも一案
オフィス移転やリニューアル、オフィス改装などを得意とする専門会社に、オフィスコンセプト策定から支援してもらうのもおすすめです。自社の課題を客観的に洗い出してもらうことができるのも利点です。
オフィスコンセプト設計の手順
オフィスコンセプトの設計手順を見ていきましょう。
1.オフィスコンセプト設計の担当者・チーム編成
オフィスコンセプトを設計する担当者とチームを編成しましょう。一つのプロジェクトとして取り扱うことが肝心です。先述の通り、組織の上層部だけで構成するのではなく、全社的に部署横断でメンバーを構成するのをおすすめします。
2.目的の明確化
オフィスコンセプトを策定するには、まず目的が必要です。オフィス移転やリニューアルなどのそもそもの目的は何でしょうか。例えば、「事業拡大に伴う人員増加のためのオフィス移転」や「新しい働き方を実践するためのオフィスリニューアル」などが挙げられます。これらの目的を明確にしましょう。
3.現状課題の洗い出し
現状の課題を洗い出し、その課題を解決し、「目的を達成するために何をすればいいか？」を考えましょう。これをコンセプトに落とし込むことができます。
4.企業理念・ブランド価値の分析
企業理念やビジョン、自社ブランドの価値を分析し、コンセプトに反映させます。また世間一般から「どう見られたいのか」を折り込むことも重要です。
5.コンセプトの言語化
ここまで洗い出したあらゆる要素をもとにコンセプトを言語化します。メンバーからのフィードバックを重ね、作り込んでいきましょう。
6.企業イメージの決定
言語化したコンセプトを企業イメージに落とし込み、カラー・デザイン・ビジュアル要素を決定しましょう。
7.オフィスデザイン・設計への反映
コンセプトと企業イメージをオフィスデザインや設計に反映させます。
オフィスコンセプトにまつわる失敗とその原因と解決策
オフィスコンセプトにまつわる失敗とその原因と解決策をご紹介します。
オフィスレイアウトが目的・コンセプトと合致しない
設計したオフィスレイアウトが、目的やコンセプトと合致しないという課題です。
オフィス内の動線が考慮されていない
原因は複数考えられますが、その一つとして考えられるのが従業員が作業し、行動する導線が考慮されていないという点が挙げられます。
「コンセプトに基づき導線設計をやり直す」
オフィスのコンセプトが、例えば「新しい働き方を実現するオフィス」であれば、 新しい働き方を最も効率的に実現する動線設計が必要です。現場の声を聴き、コンセプトに反映させましょう。
デザイン性は高いが使いにくい
オフィスレイアウトやデザインがコンセプトに基づいており、おしゃれで好感度は高いものの、実際に業務を行ってみたら、使いにくい点が多いと判明することがあります。
オフィスコンセプトが表面的なイメージに留まっている
原因として、考えられるのが、オフィスコンセプトを策定した際に、表面的なイメージに留まっていることです。
「コンセプトに理念やビジョン、目的を反映させる」
オフィスを刷新した目的は、ただおしゃれなオフィスにすることではないはずです。企業理念や戦略に基づき、真の目的を反映させることが重要です。そのような深いコンセプトがあれば、おしゃれなデザイン・設計にも反映され、機能性や実務面でも良い結果につながるでしょう。
オフィスコンセプトに基づく最適なオフィス設計ができない
オフィスコンセプトは完璧に設定できたとしても、そこからどのような設計に落とし込めばいいのかがわからないこともあります。
アイデアが少ない・プロの知見が必要
原因は、アイデアや知見不足と考えられます。
プロの支援を依頼する
解決策としては、プロの支援を受けることにあります。プロというとオフィス設計のプロをイメージするかもしれませんが、それだけでなく、オフィス移転やリニューアルプロジェクトそのものを支援し、プロジェクトマネジメントを含めたデザイン・設計を行う専門会社もあります。そのような会社を選ぶことで、オフィスコンセプトを反映した最適なオフィス設計の提案を受けられるでしょう。
策定したオフィスコンセプトを従業員に浸透させる方法
策定したオフィスコンセプトを従業員に浸透させることで、オフィス設計が必要な移転やリニューアルを成功に導きます。ここでは浸透させる方法をご紹介します。
部門横断プロジェクトが情報発信する
オフィスコンセプトを社内に浸透させるには、まず策定したチーム全体が一丸となって周知に努めることが一案です。なぜそのオフィスコンセプトに至ったのかの説明をしながら、社内の理解を得るようにしましょう。
トップメッセージの発信
トップからのメッセージ発信も重要です。トップからはオフィス移転の経緯や目的を経営戦略と紐づけた内容を中心に話し、コンセプトの背景を固めましょう。
オフィスコンセプト・ワークスタイル研修の実施
研修を実施するのも有効です。新しいオフィスを利用するにあたって、コンセプトを理解し、あらたなワークスタイルをどのように実践するのかを学びます。その結果、単なる新しい環境に順応するのではなく、従業員自らオフィスコンセプトを体現するようになるでしょう。
まとめ
オフィスコンセプトは、策定することでオフィスを刷新する際の目的が達成しやすくなります。従業員に浸透させることで、刷新後にもよりコンセプトが体現されやすくなるでしょう。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
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また、オフィスコンセプト策定もご支援いたします。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
