オフィス改装が企業成長に与える影響とその理由とは？

オフィス改装は、オフィス改修と似ていますが、少し意味合いが異なります。

改修とは、一般的に新築に近い状態に戻すことを指します。よって補修や修繕の意味合いとなります。

改装は、現状の機能を向上させたり、付加価値を加えたりすることを指します。

オープンスペースやミーティングスペースなどの従業員の交流を促すスペースの導入などにより、社内コミュニケーションを促進し、アイデアも出やすいため創造性向上にもつながります。
近年はリモートワークやハイブリッドワークが定着しており、従業員同士のコミュニケーション活性化が課題になっています。そのような中、オフィスでのコミュニケーションは貴重であり、より活性化するような場となることが目指されています。オフィス改装はその有効な手段といえます。

おしゃれな外観や内装は、そこで働く従業員の気分を高めることからモチベーションアップにつながります。また働きやすさや快適さは従業員満足度の指標にも良い影響をもたらすでしょう。

オフィス改装で、オフィスのイメージやデザインを統一したり、働きやすい職場づくりを進めたりすることで、企業のイメージがアップします。新しくオフィスを刷新したということが話題になり、企業のブランド戦略につながること、もちろん優秀な人材からの注目を集め、有利に働くことがあります。

昨今はリモートと出社の両方のワークスタイルが定常化したため、オフィスの価値の再構築が求められています。そのため、オフィスの存在意義から考え直さなければならなくなっており、その点からすればオフィス改装はオフィス改革の一助となるでしょう。オフィス改装は全面的な改装から部分的な改装まで幅広くありますが、オフィス改革を進める上で計画的に実施することで改革につながることもあります。

オフィス改装に当たって、従業員の理解が得られず、忙しい業務の傍ら、ただ義務としてやらざるを得ないといった状況になることもあります。また従来の環境で十分、効率がよく、他の環境に変わることで生産性を下げたくないという思いを含むこともあります。しかし、そのような状態では本来の目的である業務効率化や生産性向上、従業員満足度の向上などはあまり期待できるものではありません。

従業員たちは忙しい業務と並行してオフィス改装を進めることになります。そのため、オフィス改装に消極的になることもあるでしょう。そもそも人手不足でオフィス改装プロジェクトの進行もままならないという課題もあります。

改装後のデザインについてなかなか具体的なイメージがわかないという課題です。このような状態で改装を進めてしまうと、工事が終わった後になって、思い描いていたイメージと違うといった事態が起きることもあります。

従業員の理解が得られない課題に対しては、まずは経営側がオフィス改装のメリットと狙いをメッセージとして伝え、理解と共感を得ると良いでしょう。

現場で働く従業員の声を積極的に取り入れることで、より現場課題の解決につながります。また従業員のモチベーションも上がり、改装プロジェクトも進行しやすくなると考えられます。

人手不足で、自社だけではなかなか進行がむずかしい場合には、目的やコンセプトの策定から計画、レイアウト設計、施工、スケジュール管理など、トータルで支援を受けられる専門業者にサポートしてもらうことがおすすめです。

デザインイメージの不一致の課題に対しては、事前にCGパースなどを確認することが解決策となります。実際にモデルオフィスを現場に構築している事業者もあります。リアルなイメージを知ることができるので、ぜひ見学に行きましょう。

どのくらいの期間をかけて改装を進めていくのか、プロジェクト全体を計画しましょう。

オフィス改装に伴い、移転する等の場合は住所変更などの手続きを行う必要があります。また新たに個室ブースを設けるなどすれば消防法に関係することもあります。オフィス改装によって法令に関係するケースもありますのでよく調査しましょう。

オフィス改装を依頼する業者を選定します。選定基準としてオフィス改装の実績が豊富なこと、信頼が置けること、アフターフォローが万全であることなどが挙げられます。また目的を達成できそうな業者を選びましょう。

デザインや設計については、大まかなイメージを描きつつ、専門家に依頼するのも一案です。

内装工事や電気工事などを実施します。

工事後は、計画・設計通りに施工されているか入念にチェックしましょう。

新しいオフィスは効果測定を行い、問題があれば改善するという測定、改善のサイクルを作りましょう。

先にご紹介した手順をスケジュールにあてはめると、大まかにこのようになります。およそ1年から1年半前から計画を立てて実施していくのが一般的です。
準備期間においては、オフィス改装に関する情報を社内外で収集し、社内の現状把握を行い、課題を洗い出します。

円滑かつ効率的にプロジェクトを進めるには、次のポイントを押さえておくのをおすすめします。

オフィス改装プロジェクト全体の外部パートナーを迎え入れることが失敗を防ぐ秘訣です。業者選びのポイントは、デザイン・設計、内装工事の実務を行うだけでなく、プロジェクト全体をマネジメントし、ビジネス課題解決のために伴走支援する企業です。

スケジュールは前倒しで進めるようにすること、余裕を持たせておくことがスムーズな進行に欠かせません。

ある企業は、従業員の増員に伴い、手狭になったフロアを改装しました。執務室は働きやすい環境づくりのために、ABW*を意識したレイアウトと共に上下昇降デスクの導入によるスタンディングワークを促進しています。

ある企業は、小規模ながら事業拡大に伴い人員増加も目指し、企業のオリジナリティと働き方を両立させたオフィス改装を検討していました。従来のオフィスのお堅いイメージを脱し、カフェのような居心地の良い空間や、アウトドアテイストを取り入れたオフィスをコンセプトにしました。
木目のクロスやデッキ風の床材などを通じて、温かみのあるリラックスできる空間作りを実現。緑も配置し、よりアウトドア感が演出できています。

オフィス改装は、目的とコンセプトの明確化により、生産性向上や従業員モチベーションや満足度を高め、対外的にも強力なアピールとなり得ます。
ぜひ課題を解決しながら有意義なオフィス改装を実現しましょう。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
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