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こんなお困りごと、ありませんか？
契約書等の重要文書の活用方法・情報管理で、こんなお困りごとはないでしょうか？
- 事務所内のキャビネットにある重要文書をクラウドで共有したい…
- システム上で組織階層ごとにアクセスを制御して、適切にセキュリティを確保したい…
- 契約書や請求書などを自社システムに手入力しているが、手間がかかり入力ミスなども発生している・・・
- 電子契約システムと連携しデータを一元管理したい・・・
「MyQuickクラウド」は様々な機能で
情報管理の課題解決をご支援します！
ノウハウやナレッジの共有から記録・証跡の管理、情報の保管まで、幅広い用途に対応します。
「MyQuickクラウド」の特徴・主な機能
● ユーザー数無制限で使用できるライセンス
「MyQuickクラウド」の課金は同時セッション数のため、IDを無制限で利用でき、全社員にIDライセンスを付与することが可能です。
社内の全部門・全社員でクラウドデータを共有することができます。
● 階層別にセキュリティ管理
Windows エクスプローラーのようにフォルダ階層の作成が可能で、フォルダ単位にセキュリティを設定することができ、変更も容易です。
アクセス管理
「フォルダ」はアクセス権制御のための文書の格納場所です。
フォルダ単位にユーザーIDのアクセス権を設定することができます。
例えば、営業のAさんは「営業」フォルダ内の文書は見えますが、「企画」フォルダは見えない、という制御が可能です。
● AI自動台帳作成
AIがファイルから自動的に管理情報を抽出し、登録時の手間を削減することができます。
GPT連携機能
GPT連携機能により、AIによる自動台帳作成が可能です。
取引先、書類名、金額、など抽出してほしい項目名の情報と、入力してほしい値のヒントをGPTに返信することで、AIが情報抽出し、自動的に値が入力されます。
● 検索機能と文書登録
様々な検索機能
“目録”の定型項目(書誌情報)の検索と、フリーワードによる高速全文検索機能があります。全文検索機能は大文字小文字、半角全角を意識しないあいまいな検索が可能です。
使いやすい文書登録機能
登録機能では、“目録”登録時に入力必須項目の設定や、単語帳を用いてプルダウンから単語を選択する方法などを設定することが可能です。
● 電子契約連携
電子契約サービスから契約情報を自動でMyQuickクラウドに取り込み、電子契約データと紙から生成したデータを一元管理することができます。
また、連携機能により二重入力や入力漏れを防ぐことが可能です。
※2025年8月現在 クラウドサイン、DocuSign、GMOサインとの連携が可能です。
● タイムスタンプ連携
重要文書である紙の契約書や取締役会議事録など、登録したPDFにタイムスタンプを付与することができます。
タイムスタンプ認証局でタイムスタンプを付与
タイムスタンプ認証局でPDFにタイムスタンプを連携して付与することができます。
また、「MyQuickクラウド」の一括検証機能により、タイムスタンプの一括検証が可能です。
※電子契約サービス、タイムスタンプとの連携イメージ
① 自動連携
電子契約サービスで管理されている契約情報を「MyQuickクラウド」に自動連携します。
自動連携される契約情報は、契約書PDFと電子契約サービスで入力した属性値になります。
② タイムスタンプ付与
「MyQuickクラウド」で保管されている取引書類PDFにタイムスタンプを付与します。
● 電子帳簿保存法対応
「MyQuickクラウド」はソフトウェア保存(帳票除く)とスキャナ保存でJIIMA認証を取得しています。
「MyQuickクラウド」システム概要
「MyQuickクラウド」システム構成
- 「MyQuickクラウド」へのアクセスは、不正アクセス対策としてお客様が指定した固定IPアドレスからのみ可能となります。
- 「MyQuickクラウド」のバックアップは、災害対策として遠隔地(日本国内)で実施しています。
- 「MyQuickクラウド」は電子署名サービスやタイムスタンプサービス、外部認証サーバ、Azule AI サービスなどと連携しお客様の業務効率向上をご支援します。
「リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect」＊と連携し
情報資産の「活用」と「継続」をご支援します
「MyQuickクラウド」をお客様の業務で継続して活用いただくためには、日々発生する情報の登録やID・権限設定の更新などが欠かせません。
「リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect」＊と組み合わせてご利用いただくことで、紙文書の継続的な電子データ化や登録、ID・フォルダ権限設定の更新、紙文書の倉庫保管まで、電子と紙の文書・情報管理をワンストップで運用することが可能です。
リコージャパンはシステムの提供だけではなく、お客様の情報資産の「活用」と「継続」をトータルでご支援します。
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＊「リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect」はお客様の情報資産の「活用」と「継続」をご支援するサービスです。「電子データ化」、「情報共有」、「保管・管理」の３つのユニットを自由に組み合わせてご利用いただけます。
（詳細は「リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect」ホームページをご参照ください）
契約書管理業務の改善例
契約書管理業務改善のポイントと、「MyQuickクラウド」を活用した改善例をご紹介します。
※詳細は下図をクリックしご確認ください。
「MyQuickクラウド」導入検討ガイド
PDF版無料ダウンロード
「MyQuickクラウド」の特⻑、機能詳細などをまとめた
導入検討ガイドをご用意いたしました。ぜひ一読ください!
以下のような内容を掲載しています。
