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リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect
MyQuickクラウド
契約書管理業務
- 契約書の管理が属人化され継続できない
- 契約書の閲覧の問合せ対応で時間を使っている
- 契約書をすぐに見つけることができない
- 更新期限がきちんと管理できていない
個人管理になりがちな契約情報の
- 契約書の継続的な管理
- 契約書の共有化
- 契約書の検索性向上
- 契約期限の管理
により契約書の組織的な管理が可能になります。
契約書の継続的な管理
● 契約書情報の継続的な電子化・登録
継続的な電子データ化
リコージャパンが既存の紙の契約書や日々発生する紙の契約書の電子データ化役務を提供します。お客様は属人化することなく統一した仕様・運用で継続することができます。
「MyQuickクラウド」へのデータ登録
電子化されたデータを「MyQuickクラウド」に一括登録します。お客様は登録されたデータの利活用により業務を効率化できます。
● 管理システム（MyQuickクラウド）の継続的な運用
ユーザーID、フォルダ権限の設定代行
「MyQuickクラウド」のIDやフォルダ権限設定など、システムの継続運用に必要な設定をご提供します。
継続運用を想定した導入支援
「MyQuickクラウド」導入時に、管理対象契約書の特性やお客様の利活用・運用に沿ったフォルダ・権限・検索項目等の設計・設定をご支援します。
契約書の共有
● 契約書の閲覧と制限
閲覧方法
電子データの利活用により契約書管理担当者に依頼することなく、閲覧者がユーザーIDでクラウドにログインして直接契約書を確認することができます。
ユーザーIDによる閲覧制限
契約書情報を格納する場所として「フォルダ」があります。
ユーザーID単位で閲覧権限を設定し「フォルダ」の表示・非表示を設定することが可能です。
● 契約書の共有と目録管理
契約書の共有利活用
契約書を共有する場合、管理部署単位でフォルダを作成すれば契約書の保管場所が明確になり、組織間の共有が容易になります。
統一された管理目録
契約書管理として統一した管理目録（属性項目）により、必要な契約書の検索が容易になります。
契約書の検索
● 検索の対象となる情報
「MyQuickクラウド」では、“目録”である属性項目（書誌情報）と、電子ファイルの文字情報（テキスト）それぞれに対して検索することができます。
● キーワードにより検索する方法
「MyQuickクラウド」では、キーワードによる検索方法を3種類ご用意しております。
“目録”の属性項目（書誌情報）
「簡易検索」では、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで契約書を検索できます。
複数の条件で契約書を検索したい（詳細検索）
複数のキーワードで検索したい場合は、「詳細検索」を使用します。定型項目の窓にキーワードを入力して実行するだけで、目的の契約書を絞り込んで検索できます。
電子ファイルの文字情報（テキスト）から検索したい（全文検索）
特定キーワードが含まれている電子ファイルの契約書を検索する場合、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで「全文検索」により、特定キーワードが含まれている電子ファイルの契約書を検索することができます。
● キーワード検索以外で文書を探す方法
階層（ツリー）形式で文書を探す機能（仮想階層表示）
“目録”の属性項目（書誌情報）の内容を元に、仮想階層形式で表示することができます。
契約の期限管理
- 契約期間の管理が適切にできていない
- 自動更新の契約がそのまま放置されている
- 契約の満了前にアラートがほしい
● 契約の期限管理
自動更新期限管理
契約自動更新の有無と契約満了日の両方をあらかじめ検索条件に設定しておくと、条件に合致した契約書を一覧表示させることが可能です。
● 契約満了日の自動更新
満了日自動更新
満了日自動更新機能で、自動更新の有無及び更新月を条件に設定すると、満了日を自動更新します。
● 契約満了のアラート機能
アラート情報の送信
アラート情報送信は、検索条件の設定と通知機能を連携して実現します。
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