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RICOH Smart Navigator V3 解決シナリオ
ドキュメント管理に関する様々な課題を解決します。
Solution.1 ドキュメントの保管
課題
- 増え続ける紙文書。保管場所や作業人員を確保するために悩む。
- 紙のままでは文書の劣化、紛失、破損などの不安がある。
解決
- 『RICOH Smart Navigator V3』は、文書管理専用のサーバー環境を構築するためのソフトウェアです。より少ないスペースで電子化された文書を共有する仕組みを構築できます。
- 電子なら劣化、紛失、破損もありませんし、バックアップも簡単にとれます。
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※動作環境は、主な仕様・価格ページをご覧ください。
主な仕様・価格ページ
Solution.2 ドキュメントの電子化
課題
- 紙文書を、ただ電子化してフォルダーに保管するだけでは、文書を有効活用できない。
- まだまだ社内に残る紙文書を手間暇かけずに電子化したい。
- 改正電子帳簿保存法国税関係書類のスキャナー保存に対応したい。
解決
- 書類ごとに適切な「文書タイプ」に則った書誌情報を設定でき、多角的な検索が行なえます。
- 事前に設定を行なうことでMicrosoft Office文書などを登録した際に自動的に全文検索用のデータを生成することができますので、手間をかけずに検索可能な電子文書の生成と登録が可能です。
- タイムスタンプ機能と一括検証ツールは、国税関係書類のスキャナー保存を実現したいお客様のご要望に対応が可能です。
Solution.3 情報共有・版管理
課題
- 離れた場所にある複数のオフィスで同じ文書を利用して効率よく仕事を進めたい。
- 必要な時に必要な文書をスピーディーに探して新しい仕事に活用したい。
解決
- 本社と遠隔地の支社や工場とで最新版の文書を共有するシステムが、ブラウザーベースの操作画面で利用できます。
- 日本語環境での高速全文検索で、目的の文書へスピーディーにアクセス可能です。
Solution.4 セキュリティー
課題
- サーバーで文書を共有するのはいいが、機密情報へのアクセスは制限したい。
- 保管している図面データをメールで送信したいが、誤送信した際の情報漏えいが心配。
解決
- 『RICOH Smart Navigator V3』なら文書のアクセス権をフォルダー単位で設定可能です。
- 保管文書のURLリンクをメールする機能を装備。実ファイルを外部に持ち出さずに社外のメンバーと文書の共有が図れ、情報漏えいのリスクを低減します。
Solution.5 人手による作業の自動化・省力化
課題
- ペーパーレスFAX等による受注業務は、注文書の引取・保管、担当者への振り分け、メール・FAXでの返信など複数の業務が発生し、業務のつなぎには人手が介在している。
- 受信した注文書からの日付、金額、取引先名等の情報の転記にも人手による作業が発生し、記入ミスも発生する。
- 人手による作業を自動化・省力化したい。
解決
- 注文書の引取り・保管、担当者への振り分け、メール・FAXでの返信などの複数の業務処理を登録して、ボタン1つで実施できます。
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文書画像を表示し、文書の中でマウスで囲った部分の文字を認識してテキスト化できます。テキスト化した文字は文書の書誌情報欄に貼り付けが可能なので入力の手間を軽減します。
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※『RICOH Desk Navi』と連携で実施
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Solution.6 グローバルビジネス対応
課題
- 国際社会のなかでビジネスを行なう場合、常にアカウンタビリティ（説明責任）が求められる。
- e-ディスカバリー法＊などに適正な対応をとるために、過去のあらゆる文書を一元管理したい。
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＊民事訴訟の当事者に、内部の電子データ開示を求める米国の制度。データを提示できない場合、制裁を受ける。
解決
- サーバーシステムで、体系的な文書管理を実現することで、社内外へのアカウンタビリティへの対応を支援します。
- 膨大な保管文書を年度別のフォルダーで書き出してアーカイブデータとして保管可能。必要に応じて速やかに利用できます。
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