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オフィスのオープンスペースとは？導入メリットと導入時に気を付けたいポイントを解説
従業員が自由に使えるオープンスペースをオフィスに導入することは、従業員のリラックスやコミュニケーションを生み出し、満足度の向上やアイデア創出、モチベーションアップなどさまざまな効果が期待できます。
そこで今回は、オフィスのオープンスペースとはどのような場所なのか、その目的と共に導入メリットやオープンスペースの種類と活用法、オープンスペース導入にかかる費用の項目、導入で起こりがちな課題と解決策、導入後の運用のポイント、オープンスペースと心理的安全性・組織文化の関係についてご紹介します。
オフィスのオープンスペースとは？
オフィスのオープンスペースとは、オフィス内に設けるスペースの一つで、壁などを設けず、開放的な空間で従業員のリフレッシュや従業員同士の交流などが可能なスペースです。
企業によって呼び方が異なり、リフレッシュスペースやコミュニケーションスペースなどとも呼ばれることがあります。
オフィスのオープンスペースの目的
オープンスペースを設置する目的は企業によって異なります。
仕事の合間に休憩やリラックスしたいときや、会議室に入るまでもなくちょっとした打ち合わせを行いたいときに、すぐに利用できるような場所を作る目的で導入されます。
従業員が業務内容やそのときのスケジュールや都合に応じて最適なワークスペースを選択できるなど、ABW（Activity Based Working/ アクティビティ・ベースド・ワーキング）のような比較的新しい働き方に適したスペースとして注目されています。
オフィスのオープンスペースの導入メリット
オフィスにオープンスペースを導入することで、企業は次のようなメリットを得られます。
社内のフラットなコミュニケーション促進
従業員同士が気軽にミーティングや雑談を行うことができる空間は、フラットで気兼ねのないコミュニケーションを生み出します。自然とコミュニケーションの活性化につながります。
また特にミーティングをすることを決めていなくとも、オープンスペースにたまたま居合わせた従業員同士が偶発的に出会い、雑談から不意のコラボレーション、アイデア創出などの効果を生み出すことがあります。
リモートワークなどの多様な働き方の推進
オープンスペースは近年進む働き方改革による多様なワークスタイルの推進とマッチします。リモートワークが浸透し、働きやすくなった一方、オフィスに集まって顔を合わせる機会が減ったことで、社内コミュニケーションが希薄化するという課題もあります。オープンスペースはオフィスに出社した際のコミュニケーションを促進させるため、より多様な働き方を実現しやすくなります。
リフレッシュによる生産性向上
人は仕事の合間に休憩やリフレッシュを挟むと、集中力や能率が上がる傾向があることから、オープンスペースでフラットな会話やリラックスした時間を過ごすことで、業務の生産性に良い影響をもたらすでしょう。
オープンスペースの種類と活用法
次に、オープンスペースの種類と活用法を見ていきましょう。
自由なコミュニケーションスペース
コミュニケーションを自由に取れるスペースです。業務の合間の雑談にふらりと訪れるのも良いですし、井戸端会議から始まったミーティングの発展形を実現することも可能です。ちょっとした打ち合わせにも利用できますし、来客者との名刺交換にも最適です。まさに自由な、利用用途を選ばないコミュニケーションスペースです。
リフレッシュスペース
カフェのようなテーブルと座席の配置や、昼寝できるソファの設置、半個室ブースでスキルアップや読書ができる空間など、思い思いのリフレッシュが可能なスペースです。
ミーティングスペース
コミュニケーションスペースよりも「会議室」寄りのオープンスペースです。ここにはWeb会議にすぐに接続できるディスプレイと設備が整っており、リモートワーク中の従業員とすぐにつながれるようにします。このような近未来のミーティングスペースもまもなく現実化するでしょう。
多目的に利用できるオープンスペース
偶発的な出会いにつなげるオープンスペースです。一人作業、2人の打ち合わせ、4人のプチ会議、机に大きく資料を広げて調べものをするなど、さまざまな用途が可能なスペースです。
このオープンスペースに集まったメンバーは、偶発的な出会いへ誘導され、部署・部門をまたいだ交流が生まれることもあるでしょう。
オープンスペース導入にかかる費用の項目
オープンスペース導入にかかる費用の項目は、リフレッシュスペースやミーティングスペースなどのオープンスペースの種類によって変わります。
いずれの場合も、まずはスペースの確保、そして内装工事や家具・設備の購入など一定の初期費用が必要です。
家具や設備の例
テーブル、椅子、個室ブース、防音パネル・パーティション、モニター、Web会議システム
個室ブースの費用相場は1人用で5万円～120万円までと幅があります。 個室ブースはクローズ型（完全個室型）、セミクローズ型（半個室型）、オープン型の3種それぞれ防音性や密閉性が変わり、完全個室に近づくほど価格が上がる傾向があります。
防音パネルは1平米あたり35,000円程度、パーティションは、1枚あたり10万円前後が相場です。
またリフレッシュスペースは導入後もドリンクなどの備品の補充や電気代・水道代などの光熱費、清掃代などの維持費用を想定しておきましょう。
これらを踏まえると、オープンスペースを一つ設けて運用を開始するまでに数十万から数百万円かかることが想定されます。
オープンスペース導入で起こりがちな問題と解決策
オープンスペース導入で起こりがちな問題と解決策をご紹介します。
スペースそのものが使われていない
オープンスペースを導入したものの、スペースそのものが使われていないという問題です。
社内に周知徹底する、現場の従業員の声を取り入れた設計を行う
この場合、原因としては社内にオープンスペースの存在や使い方が周知されていないことが考えられます。まずは周知徹底すること、利用ルールを策定して配布するなどして組織内に浸透させましょう。
この場合さらに、設計し直すことも一案です。オープンスペースの設計は自由度が高いため、どのようなスペースが理想なのか、現状はどのような不満があるのか、現場で働く従業員の声を取り入れましょう。
情報漏洩に懸念がある
オープンスペースは文字通りオープンであるため、不特定多数の人が集まることから情報漏洩に懸念が生じることがあります。
プライバシーやセキュリティへの配慮
オープンスペースはその名の通りオープンであり、壁やドアなどを設けずに、広い空間づくりが目指されることが多くあります。一方で、プライバシーが失われたり、機密性の高いミーティングが行いにくかったりする問題があります。
個室ブースをあえて設けるなどして、セキュリティやプライバシーを高めることも必要です。
また、機密性の高いミーティングが高頻度で行われる場合は、従業員以外は立ち入り禁止にするなどしてセキュリティレベルを上げることも一案です。
秩序が保てていない
オープンスペースは自由に利用できる点がメリットですが、ものが散乱していたり、飲食後の汚れやゴミが散見されたりすることで、秩序が保てないこともあります。
利用ルールの策定
オープンスペース利用後は、使った設備を元に戻したり、掃除をしたりするなどの利用ルールを明確に決めておくと秩序を保ちやすくなります。壁にポスターとして貼り出すなどしておけば、快適な利用につながるでしょう。
あまりに状況が悪い場合は、集合研修やeラーニングなどで研修を行うのも一案です。
一人で作業したいときに集中しづらい
オープンスペースは多目的に利用できるメリットがありますが、一人で作業したいときに作業に集中しづらいというデメリットがあります。
個室ブースを導入する
この場合は、ある程度、周囲の視線を遮ることができ、プライバシーが保てる個室ブースを導入するのも一案です。
個室ブースには主に次の3種類があり、プライバシー性が変わります。
- クローズ型
壁とドアで四面を囲まれた完全に閉鎖されたタイプ。プライバシーを保てる。 - セミクローズ型
壁やパーティションで囲まれた完全に閉鎖されていないタイプ。天井だけがオープンになっているなど。天井がオープンになっているため音は完全に遮断はできないが、音を除けばプライバシーの確保の点ではクローズ型とほぼ変わらない。 - オープン型
三面だけ壁やパーティションで囲い、一面は完全にオープンになっているタイプ。最もプライバシー性が低い。ただし、姿はある程度隠れるため、何もない空間よりは集中しやすい。
オープンスペース導入後の運用のポイント
オープンスペースを導入した後、運用管理側は、次のポイントを押さえることをおすすめします。
運用・利用ルールの策定
運用ルールおよび利用者の利用ルールを策定し、利用ルールは社内に周知徹底しましょう。先述の通り、秩序が保てない状況を防ぐためにも重要ですが、利用を促進するためにも大切です。オープンスペース導入の効果を適切に測るためにも、まずは利用してもらうことが欠かせません。まずは「オープンスペースを導入した目的」や「オープンスペースで何ができるのか」「オープンスペースの具体的な利用方法」を明確に示しましょう。
温湿度管理や設備管理などの環境整備を進める
オープンスペースはリフレッシュスペースとしても機能するため、温湿度管理を徹底して快適な空間を維持するようにしましょう。またWeb会議システムや個室ブースなどの設備・什器管理を行い、支障が出ない運用を行うことで、業務効率化やリフレッシュなどにつながります。
従業員の声を随時取り入れて改善する
オープンスペースの利用が浸透した後は、従業員アンケート調査やインタビューを通じてフィードバックを得るようにしましょう。もし不満や迷いの声が挙がれば、その都度、改善していくことが有効です。
オープンスペースと心理的安全性・組織文化の関係
オープンスペースは、組織内の心理的安全性を高める効果が期待できます。
心理的安全性とは？
心理的安全性とは、従業員が自分の気持ちを社内の誰に対しても率直に話せるかどうかの度合いのことです。近年、性別や年齢、国籍を問わず多様な人材が共に働く中で、組織内で保たれなければならないと考えられています。心理的安全性の高い職場は働きやすさにつながり、定着率や生産性に良い影響を与えます。
オープンスペースとの関係
心理的安全性を向上させる方法にはさまざまなアプローチがありますが、その一つに気軽に話せるミーティングスペースを設けることが挙げられます。
特にオープンスペースでは、会議やミーティングといった名目はなくとも、ちょっとした相談や話し合いができます。雑談に近い雰囲気で話せるオープンスペースは、心理的安全性を向上させるのに一役買うでしょう。
オープンスペースを通じた心理的安全性を保持する組織文化の醸成を目指そう
心理的安全性を保持し、向上させていくには、組織の文化が変わっていくことが必要です。オープンスペースの導入は、環境的な目に見える改善であることから、組織全体に影響を及ぼしやすいでしょう。
オープンスペースの導入と共に、心理的安全性を重視する風土作りを目指している点も社内に周知しましょう。
まとめ
オフィスのオープンスペースは、開放的な空間で従業員のリフレッシュや従業員同士の交流を促し、生産性の向上や社内コミュニケーションの活性化に寄与します。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
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