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ワークスタイル変革とは？企業が取り組むべきワークスタイル変革のステップ
少子高齢化に伴う労働力不足が深刻化する中、働き手を増やすために多様な働き方が推進されています。そうした中、働き方改革への対応はもちろんのこと、企業独自のワークスタイル変革も進んでいます。
今回は、ワークスタイル変革の概要から求められる背景、具体例、取り組むステップ、落とし穴と回避策、効果測定の方法、変革を実現するための組織文化の重要性をご紹介します。
ワークスタイル変革とは？
ワークスタイル変革とは、従来の週5日、フルタイムで固定のオフィスに出社して働き、定時に終わる働き方にとらわれず、個々人の事情に合わせて働きやすい柔軟な働き方を実現するための変革を指します。企業はそのために従来の制度や環境を変更し、変革を起こすことが想定されています。
国が進める、主に長時間労働を是正して、就業環境を改善する「働き方改革」の概念とともに、リモートワークやICTを導入したハイブリッドな働き方によるワークスタイルを一新する意味合いもあります。
ワークスタイル変革の目的は、直近で求められる働き方改革への対応とともに、長期的に最先端のテクノロジーやネットワーク構築などを駆使した新しいワークスタイルによって競合優位性を獲得し、業績面、採用面を強化することにあります。
生産性と従業員のウェルビーイング*の向上、さらには企業成長までも見据えた変革が目指されています。
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*ウェルビーイング：身体的・精神的・社会的に良好な状態にあることを意味する概念。
なぜ今、ワークスタイル変革が求められるのか？
もう少し詳しく、なぜ今、ワークスタイル変革が求められるのかを確認しておきましょう。
働き方改革の必要性
従来は、長時間労働を前提とした働き方が通用しており、できるだけ長い時間、在社していたほうが優秀という風潮がありました。しかし、近年は働き方改革を背景に、長時間労働は是正され、「いかに短時間で生産性を上げるか」が問われる時代になっています。この働き方改革をさらに推し進めるためには、ワークスタイルの見直しが必要になってきているのです。
生産人口の減少
国内の少子高齢化による労働力不足、生産人口の減少が深刻化していることが挙げられます。企業が持続的に成長し続けるためには、限られた人手の中で、従業員一人一人の生産性向上が求められます。生産性向上のための一つのアプローチとして、ワークスタイルを最適化することの効果が期待されています。
働き方に関する価値観の多様化
コロナ禍を機に一気にリモートワークが浸透しましたが、新しい働き方として多くの会社員が新たな発見をしました。通勤の手間と時間を生産性向上に充てること、ワークライフバランスを保ちやすいなど、新たな可能性が生まれています。
すでに多様な価値観を持った人同士が働く現場においては、働く環境やワークスタイルも多様化しています。たとえば、以前からある島型デスク配置は、コミュニケーションのしやすさとスペース効率の良さから1960年代から主流でしたが、現在では騒音や集中力の低下といったデメリットから、フリーアドレスや集中ブース、オープンスペースなどを組み合わせたオフィスレイアウトへと多様化が進んでいます。一人一人に合ったワークスタイルが求められているのです。
従業員の帰属意識の希薄化
日本の従業員エンゲージメントは世界的に見ても低い位置にあることはリモートワークが浸透する以前からのことです。近年の従業員の会社への帰属意識の薄れを加速させた要因の一つとしてリモートワークが考えられます。従って、よりオフィスにおける働き方が重要視されています。オフィスは帰属意識を高めるための重要な空間としての価値があります。ワークスタイル変革において、オフィスの在り方を再考し、最適な環境づくりを進めることが求められています。
ワークスタイル変革の具体例
ワークスタイル変革の具体例を見ていきましょう。
柔軟な働き方と雇用形態の導入
フルタイムだけでなく、短時間勤務やリモートワークによる裁量労働制、正社員や契約社員だけでなく、委託社員など、既存の枠組みにとらわれず、柔軟に個々人のライフスタイルや希望に合わせて変革を行います。
ICT環境改革
従業員が業務で利用するICT環境を変革します。オンプレミスのシステムをクラウドサービスに刷新することや、PCのみの運用からモバイルデバイスの導入によるリモートワークの促進、ビジュアルコミュニケーション機器の導入によるシームレスなビデオ会議の実現などが挙げられます。
オフィス改革
オフィスの意義を見直し、働き方に合わせてレイアウトやスペースの改革を行います。
【オフィス改革例】
ビデオ会議がスムーズに行えるミーティングスペースの増設
入室すればすぐにでもビデオ会議が始められるミーティングスペースを新たに作り、リモートワークとオフィスワークをシームレスにつなぎます。
プレゼンテーションルーム増設
ダイナミックな演出が可能な大型ビジョンやウェビナー配信環境が整っている集会場も兼ねたプレゼンテーションルームを作り、オフィス空間だからこそできる価値を生みます。
施設や設備の利便性の向上
従業員がリモート先からオフィスの状況を把握し空席や空き会議室を予約するシステムを導入し、働く場所を手間なく選択できる環境を提供します。
軽く体を動かす積極的休養の場を提供
トレーニングエリアや休憩ルームを作ることで、ただ執務室で一日中PCに向かうだけの場所から心身の健康を保つための休息や運動も可能な場所へと変革します。
ワークスタイル変革のステップ
ワークスタイル変革を進めるためのステップをご紹介します。
現状把握・分析
まずは自社の環境の現状の把握を行います。ICT環境や従業員の現在の働き方の満足度、課題や不都合に感じていることなどをヒアリングやアンケート調査などを通じて取得します。その結果を分析することで現状を可視化します。
課題の抽出と優先順位の決定
洗い出された現場の分析結果から重要な課題を抽出し、優先順位を決めていきます。
社内への理解浸透
優先順位が決まり、目的が明確になったところで、これからワークスタイル変革を行うことを社内に周知します。そして従業員の理解を促します。従業員の理解なくして進めてしまうと社内からの抵抗感にあい、うまく進まないこともあります。
実行
いよいよ実行フェーズに移ります。優先順位の高いものからICT環境の整備を行います。
また柔軟な働き方や雇用形態の実現、リモートワークやハイブリッドワークやフレックスタイムの導入、オフィス改革として例に挙げたようなスペースの増設などを行います。
ワークスタイル変革で陥りがちな落とし穴と回避策
ワークスタイル変革で陥りがちな落とし穴と回避策をご紹介します。
長時間労働の是正による従業員からの反発
残業時間の削減命令を出している一方で、求められる成果や業務量が変わらないという問題があります。いくら残業時間を減らしても、以前の仕事量が残業前提の業務量であれば、結局は残業をすることになります。
回避策
一方的な長時間労働をやめることの通知は、反発を生んでしまいます。ワークスタイル変革の目的と効果を周知した上で、企業成長のための必要性を説きましょう。共感を得た段階で施策を進めることが大切です。
ICTを導入しても使われない
ワークスタイル変革のために新たにリモートでもコミュニケーションがとれるツールを導入したものの、あまり使われていない実態が発覚することはめずらしくありません。
ツールが使われない原因は複数あります。例えば、「使い方やルールが浸透していない」「他のツールを利用している」「目的が分かっていない」等が挙げられます。これらの原因に対しては、まず従業員に対して目的を明確に伝え、使用マニュアルの配布、利用ルールや用途の指定などを行うことで対策できます。
他のツールの利用実態も含めたヒアリングも事前に行っておくべきでしょう。
オフィスレイアウトの変更で生産性低下
ワークスタイル変革でオフィスレイアウトを刷新することもありますが、かえって生産性が下がってしまうことがあります。
生産性が低下する原因は複数ありますが、多くの場合は作業効率が下がること、コミュニケーションがしづらくなることなどが原因です。
例えば、作業する人の動線を考えずにレイアウトしてしまった結果、作業効率の低下につながることがあります。また備品が以前よりも取り出しにくくなったなどの問題が生じるだけで、生産性が低下してしまいます。
これらの問題を回避するには、あらかじめ作業者の動線を考えた設計にすることです。そのためには、作業者の課題やニーズを事前にヒアリングすることが欠かせません。
ワークスタイル変革の効果を測定する方法
ワークスタイル変革は、実施後、やりっぱなしではなく、その効果を測定し、改善していくことが重要です。
ワークスタイル変革の効果測定の指標
効果測定を行うには、指標が必要です。例えば、リモートワークを新たに導入し、効果を測定する場合、次の指標が考えられます。
生産性向上
従業員一人当たりの業務処理件数、生産量、売上高など
情報処理量
伝票処理数・時間、報告書の作成件数・時間、問い合わせ対応件数・時間など
コスト削減効果
オフィス賃貸料、光熱費、紙の消費量、出張・通勤手当など
定着率・エンゲージメント率
定着率や離職率、従業員エンゲージメント、従業員満足度など
社内コミュニケーション活性度
情報共有やプロジェクトの件数、チャットツールやWeb会議の利用頻度
仕事の質
モチベーション、仕事のやりやすさなど
効果測定の手法
手法としては、従業員アンケート調査やツールの利用履歴などが挙げられます。
効果測定結果の活用のポイント
測定結果は分析し、成果が出ていない部分を補強しつつ、改善を繰り返していきましょう。
変革を成功に導く組織文化とは？
ワークスタイル変革を成功に導くためには、組織文化の醸成が重要になってきます。どのような組織文化を作ることを目指せばいいのかの例と共に、組織文化の変革方法を見ていきましょう。
ワークスタイル変革に求められる組織文化の例
チームのつながりを重視する文化
働く場所が離れていてもモチベーション維持と情報共有を密にする意識が重要です。
フィードバックが当たり前の文化
「作業効率が上がった」「社外とのコラボレーションが生まれた」「理想的なワークライフバランスを実現できている」などワークスタイル変革に関するフィードバックを積極的に交わし合う文化は、変革を成功に導きます。
組織文化の醸成方法
上記のような組織文化を作るには、一朝一夕な施策ではむずかしいのは明らかです。次のようなベース作りと地道なアプローチで変革していくことがポイントです。
プロジェクト化
発信源となる社内体制作りが欠かせません。ワークスタイル変革における組織文化醸成の管理を行うプロジェクトを立ち上げましょう。
経営トップからの繰り返しのメッセージ
経営トップが積極的にビジョンや必要な行動を呼びかけることは、組織が一つにまとまるために重要な行為です。
評価・報酬制度の見直し
評価や報酬の基準の一つに、組織文化に貢献することによって加算することを設けることで、従業員の日頃の意識と行動の向きを変えることができます。
表彰制度
表彰制度を設けて、ワークスタイル変革や新しい組織文化作りに貢献した従業員を称賛します。その結果、ロールモデルが生まれ、他従業員が追随しやすくなるでしょう。
まとめ
ワークスタイル変革は、多様なメリットがあることから多くの企業が進めています。まずは現状課題を洗い出し、優先度の高いところから変革を目指して進めていくことが近道です。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、オフィスデザインやレイアウト、ITサービスを活用したオフィス作りで、多様化する働き方のサポートをいたします。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
