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スマートオフィスとは？導入のメリット・デメリットから導入プロセスとポイントをご紹介
近年、働き方が大幅に変化し、オンライン化やデジタル化が急速に進む中、オフィスのスマート化も進んでいます。
今回は、スマートオフィスとは何か、その目的や具体例と共にメリットとデメリット、ITツールとIoTデバイスの具体例、導入のプロセス（手順）とポイント、導入にかかる費用と費用対効果の高め方、運用における課題解決策、セキュリティ上のリスク、成功事例をご紹介します。
スマートオフィスとは？
スマートオフィスとは、IT化やオンライン化などに加えて、IoT* やAI（人工知能）などの先端技術を取り入れることにより、オフィスのあらゆる機能を高度化・多様化した次世代のオフィスを指します。
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*Internet of Things の略称
スマートという言葉は、IT化による高機能・多機能、見た目がスタイリッシュで賢いといった意味があります。「スマートフォン」や「スマートデバイス」「スマートホーム」などに使われているように、最先端のITによって機能性と利便性を高める意味合いがあります。
スマートオフィスの目的
企業がスマートオフィス化を進める目的は、各企業で異なりますが、一般的にはIT化やオンライン化などを通じて変化するワークスタイルに対応したり、業務効率化や生産性向上を目指したりすることにあります。
スマートオフィスの具体例
- リモートワークとオフィスワークをつなぐビデオ会議システムやビジュアルコミュニケーション機器の導入
- 顧客管理・備品管理システムの導入とモバイルデバイスからの操作の実現
- 照明や空調のIoT化による自動コントロール
- AIカメラによる従業員のパフォーマンス監視
このように、従来の単純なIT化やオンライン化のみならず、IoTやAIなどを駆使して利便性の高いワークスタイルを実現するのがスマートオフィスであると考えられます。
スマートオフィス導入のメリット・デメリット
スマートオフィスを導入することのメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
メリット
スマートオフィスは近年浸透するリモートワークや、オフィスワークと組み合わせるハイブリッドワークなど多様な働き方をサポートします。例えば従来はオフィスに出向かなければ扱えなかったシステムを安全にリモートで閲覧・操作できるようになります。
利便性が高まり快適に働ける環境が整い、従業員同士やパートナーなどとのコミュニケーションも円滑になれば、自ずと生産性が向上します。
働く環境が改善されれば従業員満足度の向上につながります。特にリモートワークが行いやすくなれば、通勤ストレスが緩和され、モチベーション向上にもつながります。
最先端のテクノロジーを活用すれば、すぐにリモート会議を行えたり、ディスカッションしやすい画面共有システムなどを活用したりするオフィスを実現します。社内外のコミュニケーションが円滑に進み活性化します。
スマートオフィスはペーパーレス化にも寄与するため、紙や印刷、管理コストの削減につながります。またエネルギー管理システムによるオフィス維持コストの低減にも寄与します。
デメリット
スマートオフィスに欠かせないシステムや設備は初期投資が必要です。中長期的なコストパフォーマンスを考えることが大切といえるでしょう。
オンライン化はネットワーク接続が必要になり、利便性が高まる反面、セキュリティリスクが高まります。サイバー攻撃やウイルス侵入などの万全の体制を整える必要があります。
スマートオフィスを実現するITツールとIoTデバイス
スマートオフィスを実現するために欠かせないITツールやIoTデバイスの種類をご紹介します。
IoT開閉センサー
オフィスの扉にIoT開閉センサーを設置し、チャットツールに連携させることで、入退室のたびに通知が受けられる仕組みにします。それにより、従業員のオフィス利活用促進につながります。
AIカメラ
ネットワークカメラにAI画像認識技術を搭載したもので、カメラに映し出されたオフィス内の人数をカウントし、人の密集を検知できます。オフィスの効率利用に役立ちます。
椅子に設置するIoTセンサー
フリースペースに設置された一人用の椅子の利用状況を検知するIoTセンサーは、誰かが座ると作動し、PC上で確認可能です。従業員は「今、あの席使えるかな？」とPC上で手軽に確認できます。
IoT搭載の照明
オフィスの内外問わず、オフィスの照明のオン・オフがコントロールできるIoTシステムです。場所や時間などにあわせて明るさや色味を自動調整する機能や、照明の使用状況のデータ化により電力利用量の確認も可能です。
スマートオフィス導入にかかる費用と費用対効果の高め方
スマートオフィス導入にかかる費用と共に、費用対効果を高める効果も確認しておきましょう。
スマートオフィス導入費用の内訳
- IoT、AI、クラウドサービスなどの導入費
- 構築・設定費
- 運用費
- 従業員への研修コスト
スマートオフィスはICT機器の機器代ほか、構築や設定、運用費などの付随する費用もかかります。さらに、導入したツールやサービスについて、使いこなすための従業員への研修も必要になるでしょう。研修にかかるリソースもコストの一つです。
スマートオフィスの費用対効果の高め方
スマートオフィスは導入コストが高い課題があることから、費用対効果を考えることをおすすめします。費用対効果は次のポイントを押さえることによって高めることができます。
はじめから導入したいICT機器をすべて導入するのではなく、課題が大きい箇所、つまり効果が大きく期待できる箇所から段階的に導入していくことで、効果を実感しやすくなります。
自社内にサーバーを構築するオンプレミスではなく、クラウドサービスを選ぶことで、サーバーやソフトウエアの購入費用や運用のリソース削減につながります。
スマートオフィス導入後に、導入前と比べて生産性はどの程度上がったのか、社内コミュニケーションはどの程度活性化したのかなどさまざまな指標で測定しましょう。効果がわかるほか改善を重ねることで費用対効果を高められます。
スマートオフィスの導入プロセスとポイント
スマートオフィスの導入を進めるにあたっては、次のプロセスを踏み、ポイントを押さえて行うことをおすすめします。
現状把握・分析
まずは社内のIT環境や業務上の課題などの現状把握・分析を行います。ネットワーク環境は構築できるか、デバイスはIoT機器に対応しているかなどの環境面の確認とともに、従業員の日頃の業務で生じている課題を洗い出します。
優先課題の見極め・目的の明確化
洗い出した課題のうち、優先的に解決したいものを選出し、着手していきます。また課題解決およびスマートオフィス化の目的を明確にすれば、プロセス全体を通じて一貫した取り組みが可能になります。
技術やシステムの選定
IoTやAI、システムや設備などを課題と目的に応じて必要なものを選定します。
従業員のトレーニング・文化醸成
新しいシステムや設備導入後は、実際に利用する従業員に対して教育やトレーニングの機会を設けます。またスマートオフィスの目的やコンセプトを経営メッセージとして社内に浸透させ、文化を醸成することで目的を達成しやすくなるでしょう。
スマートオフィス導入後の運用における課題解決策
スマートオフィス導入後の運用フェーズでは、さまざまな課題に直面します。その課題と共に解決策も確認しておきましょう。
セキュリティリスクの増大
IoT機器を狙ったサイバー攻撃が多発する中、企業としてはセキュリティリスクが増大すると考えられます。すでにIoT機器の各メーカーはセキュリティ対策を強化しており、世の中にも多様な対策が浸透しつつあります。しかしながら、油断はできません。
解決策：徹底したセキュリティ対策と利用ルールの策定、従業員への研修など
機器に関してはベンダーやサポート会社の力を借りてセキュリティ対策を徹底しましょう。社内では情報漏洩などを予防する利用ルールの策定、周知、研修の実施などを通じてセキュリティを守ることが重要です。
運用に専門知識を要する
IoTやAIなどの先端技術を伴う機器の運用は、メンテナンスも含めた専門知識が必要です。
解決策：ベンダーのサポート体制を事前に確認する、社内研修を強化するなど
各ツールやシステムの導入ベンダーのサポート体制はどうなっているか、運用は問題なく行えるかを事前に確認しましょう。また専門知識を持った人材採用や社内研修を強化するなどの方法もあります。
スマートオフィス導入に伴うセキュリティ上のリスク
スマートオフィス導入に伴い、セキュリティリスクが増大するとお伝えしましたが、具体的には次のリスクがあることを押さえておきましょう。
無線LAN環境におけるセキュリティリスク
スマートオフィス内ではネットワークを通じてデータのやりとりが活発に行われます。そのため無線LANを通じて情報が盗み見られたり、サイバー攻撃の標的になったりすることで、機密情報の漏洩リスクがあります。通信の暗号化や認証など適切な対策が必要です。
入退室管理におけるセキュリティリスク
IoTセンサーによる入退室管理は便利な一方で、テンキー認証やIDカード認証はセキュリティ強度が低いといわれています。顔認証などの生体認証を取り入れるほか、オフィス内でゾーニングを行い、二段階、三段階の扉を用意しておくことも一つの方法です。
IoT機器のセキュリティリスク
IoT機器が外部から攻撃されると、社内の入退室状況のデータや稼働データなどが外部に漏洩する恐れがあります。また脆弱性のあるIoT機器を通じて社内ネットワークに侵入する手口もあります。IoT機器と社内ネットワークを分離するほか、IoT機器の脆弱性を確認しセキュリティアップデートを行うなどの対策が必要です。
成功事例から学ぶスマートオフィス導入の秘訣
スマートオフィスを導入し、成功した事例を確認しておきましょう。
スマート照明による業務効率化
買取・販売サービスを展開するある企業は、従業員が働きやすい環境整備のために、オフィスにLED照明の制御システムを導入しています。
LED照明は1日のスケジュールに合わせて自動的に照度が変化する仕組みになっており、始業時刻に合わせて明るくなり、日中は外光を利用して省エネにつなげ、終業後は調光率を徐々に下げて、帰宅しやすい雰囲気を作っています。
結果、従業員の仕事へのモチベーションに変化があり、生産性向上に役立ったほか、従業員の時間管理の意識の強化にもつながりました。
この事例は、単なる照明による業務効率アップだけでなく、従業員の時間管理意識の強化にまでつなげた点が注目に値します。
利用状況センサーによる可視化でスペース・コスト削減
ある海外のエネルギー企業は、ハイブリッドワークへの移行に伴い、データに基づくオフィスリソースを可視化して有効活用するべく、センサーにより会議室・座席の利用状況のモニターやモバイル表示が可能なソリューションを導入しました。
結果、リアルタイムの使用状況の把握と、無駄なスペースとコストの削減を実現しました。また従業員の生産性と満足度向上にも寄与しました。
この事例は、新しい働き方定着につなげながら、従業員の満足度も向上させた理想的な事例といえます。
まとめ
スマートオフィスは、従来のオフィスの利便性を高め、生産性や従業員満足度向上などのメリットが得られる、今注目のオフィスです。
ワークスタイル変革とともに、課題を解決しながら進めることで、理想のスマートオフィスにつながるでしょう。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、スマートオフィスの導入もご支援いたします。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
