日本 - ソリューション・商品サイト
ハイブリッドワークとは？メリット・デメリットや導入企業のご紹介
オフィスとリモートワークを組み合わせた働き方であるハイブリッドワーク。柔軟な働き方が求められる近年において、多くの企業で導入されてきました。一方でハイブリッドワークに対して本当に効果があるのか、疑問を持つ方も多いのではないでしょうか？本コラムでは、従業員の生産性の向上や満足度向上が期待されるハイブリッドワークについて、導入を実現させるポイントや業績を向上させるポイントなどを、導入企業の事例を交え、詳しく解説していきます。
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、従業員がオフィス勤務とリモートワークを組み合わせて働く勤務形態を指します。このモデルは、従来のオフィス勤務とリモートワークの利点を組み合わせ、柔軟な働き方を実現することを目的としています。この柔軟性により、従業員の生産性やワークライフバランスが向上することが期待されています。
歴史と背景
ハイブリッドワークの概念は、テクノロジーの進化とともに徐々に普及してきました。インターネットの普及やクラウドサービスの発展により、リモートでの業務遂行が可能となり、企業は従業員に対して柔軟な働き方を提供できるようになりました。
テクノロジーの進化
テクノロジーの進化は、ハイブリッドワークの普及を大きく後押ししました。クラウドコンピューティング、ビデオ会議ソフトウェア、プロジェクト管理ツールなどの導入により、リモートでもオフィスと同じように効率的に業務を遂行することが可能となりました。企業は地理的な制約を受けずに優秀な人材を採用・活用できるようになりました。
コロナウイルスの影響
新型コロナウイルスのパンデミックは、ハイブリッドワークの普及を一気に加速させました。多くの企業がリモートワークを余儀なくされ、従業員の安全を確保しつつ業務を継続するための新しい働き方が求められました。この経験を通じて、多くの企業がリモートワークの有効性を実感し、パンデミック後もハイブリッドワークを継続する企業が増加しています。
ハイブリッドワークの導入パターン
ハイブリッドワークは、企業の課題やタイプごとに導入形態が変わります。ハイブリッドワークの導入パターンを見ていきましょう。
任意型
従業員が随時、業務内容に合わせてリモートと出社を選択できるスタイルです。この場合、従業員が自由に選択できるので、業務効率化が期待できます。一方、完全に従業員に任せてしまうとリモートの勤務者と出社勤務者（オフィス勤務者）の二分化が起きてしまう恐れもあります。その結果、社内コミュニケーションの減少や業務効率低下につながるため、ある程度のコントロールが必要です。
指定型
会社や上長が、従業員や部下の出社やリモートの日を指定するスタイルです。例えば、「月曜日と金曜日は出社指定日」「火曜日から木曜日はリモート推奨日」といったように指定します。チームごとに出社日とリモート日を決めるスタイルを採用する企業もあります。
この場合、社内コミュニケーションの分断が起こりにくく、組織の一体感は守りやすくなります。一方、ある程度の人数が同時に出社するため、オフィスは通常通り必要になり、オフィススペースの削減がむずかしい点が課題です。
特定の従業員のみリモート
特定の従業員のみリモートで、他の従業員は出社といったように、特定の従業員のみリモートを許可する方法です。
業務の区分が明確になるため、効率的に業務を進められます。業務内容や役割によってリモートと出社をコントロールできるためです。一方、従業員の希望にそぐわない勤務形態となる場合、不公平に感じる従業員が出てくる恐れがあります。
ハイブリッドワークのメリットとデメリット
ここでは、ハイブリッドワークのメリットとデメリットについて詳しく解説します。
ハイブリッドワークのメリット
従業員は自分にとって最も生産的な環境を選ぶことができ、結果として生産性が向上します。また、自宅での仕事は集中力を高め、オフィスではチームとの連携が強化されるため、最適なバランスを取ることが可能です。
ハイブリッドワークの導入により、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、従業員の満足度が向上します。例えば、育児や介護をしながら働くことが容易になり、ストレスの軽減にもつながります。従業員のモチベーションとエンゲージメントが高まり、企業全体のパフォーマンスが向上します。
ハイブリッドワークを導入していることは、働き手にとって魅力的な条件のひとつです。ワークライフバランスが注目されている近年、リモートワークとオフィス勤務の柔軟性を提供することで、優秀な人材を引きつけることができます。これにより、企業は多様な才能を持つスタッフを確保し、競争力を高めることができます。
ハイブリッドワークのデメリット
1.社内コミュニケーションの不足
リモートワークの日が多いと、チームメンバーとの直接的なコミュニケーションが減少し、情報共有や意思疎通が難しくなることがあります。これにより、業務の進行に遅れが生じたり、誤解が生まれたりするリスクがあります。
2.情報の漏洩リスク
自宅だけでなく、コワーキングスペースやカフェなどで業務を行うケースが増えています。こうした環境では、企業の情報資産を守るためのセキュリティ対策が十分に整っていないことも多く、リスクへの不安が高まります。企業は、セキュリティ対策を強化し、従業員に対して適切な教育を行う必要があります。
ハイブリッドワークのメリットとデメリットを理解することで、企業はより効果的な働き方を実現するための戦略を立てることができます。
ハイブリッドワークの課題と、実現のポイント
ハイブリッドワークを実現するためのポイントを見ていきましょう。
オフィス環境の見直し
従来のオフィスでは席が固定されていたり、社員全員分のデスクが必要であったりと、オフィススペースの有効活用が難しい傾向にあります。そこで最初に行うべきこととして、オフィス環境の見直しが挙げられます。特にフリーアドレスの導入が効果的です。フリーアドレスは、固定席を持たない勤務スタイルで、社員が自由に座席を選ぶことができます。オフィススペースの効率的な利用が可能となり、社員同士のコミュニケーションも活性化します。
適切なITサービスの活用
次に、セキュリティ対策も強化する必要があります。リモートワークが増えると、データの保護が一層重要になります。VPN（Virtual Private Network／仮想プライベートネットワーク）の利用や二要素認証など、セキュリティを確保するための措置を講じることが求められます。
また、クラウドベースのツールやソフトウェアなど、適切なITツールを導入することで、どこからでもアクセス可能な環境を整えることができます。
チーム内のルールづくり
ハイブリッドワークの導入により、従業員が異なる場所で業務を行う機会が増加します。このような環境下で円滑なコミュニケーションを維持することが難しくなります。そのため、事前に報告・連絡・相談等に関するルールを設定しておくことが重要です。これによりコミュニケーションによる混乱を防ぎ、スムーズな業務が行えるようになります。
以上のポイントを押さえることで、ハイブリッドワークを効果的に実現することができます。オフィス環境の見直し、適切なテクノロジーの活用、そしてルールづくりを通じて、柔軟で効率的な働き方を推進していきましょう。
ハイブリッドワークを成功させるための注意点
ハイブリッドワークを成功させるためには、ぜひ次の注意点を押さえておきましょう。
ハイブリッドワークの細かい条件やルールを周知する
先述の通り、ハイブリッドワークは多様な形態があり、会社ごとに細かく指定することが可能です。そのため、ハイブリッドワークを導入する際に従業員に対して「なぜハイブリッドワークを採用したのか」の狙いと共に、対象者、勤務場所、曜日、時間などの細かい条件やルールをあらかじめ周知しておくことをおすすめします。
ハイブリッドワークの環境では勤務形態が柔軟になる一方で、企業としての方向性や狙いが従業員に伝わりにくくなることがあります。
従業員の想いを吸い上げる仕組み
ハイブリッドワークを進めるにあたっては、従業員の好みや希望を吸い上げることも大切です。一方的に「この曜日は必ず出社してください」と指定するのではなく、あらかじめ従業員と対話し、希望の勤務形態をヒアリングしましょう。
またハイブリッドワーク実施中も、定期的に「今の働き方はどうですか？」と状況をヒアリングする個人面談も行い、従業員が納得感を持って効率的に働けるようにすることが大切です。
セキュリティ
ハイブリッドワークはリモートワークを含むとともに、出社とリモートの行き来により、さらにセキュリティへの不安が高まります。個人情報や機密情報の漏洩を確実に抑えるとともに、改めて従業員へのセキュリティ研修を実施し、組織全体の意識を強化することも重要です。
ハイブリッドワークで業績を向上させるためのポイント
ハイブリッドワークを採用することで、より業績を向上させることができれば良いに越したことはありません。そのためのポイントを見ていきましょう。
人事評価制度の見直し
ハイブリッドワーク導入に伴い、従業員のモチベーションにも直接関わる、人事評価制度の見直しを行う必要があります。
出社メインの従業員と、リモートメインの従業員が分かれる場合、同じ評価制度では正当な評価ができず、不公平差が出てきてしまうこともあるためです。勤務スタイルに応じて最適な人事評価の仕組みを整える必要があるでしょう。
コミュニケーション活性化のための特別な施策
完全リモートワークと比べて、ハイブリッドワークは出社日も適度にあることが多いため、社内コミュニケーションの分断リスクは、変化が出社組とリモート組に分かれてしまうなど、かえって溝が深くなることもあります。また、部署ごとに出社とリモートを分けている場合は、部署の間のコミュニケーションも減少する恐れがあります。社内コミュニケーションが希薄になると業績に直結するため、定期的に月一回の全社会議を設けるなどして、特別なコミュニケーション施策を実施することも必要です。
ハイブリッドワークの事業継続計画（Business Continuity Planning）を検討しておく
BCPとは事業継続計画のことで、地震などの大規模災害やパンデミックなどの際にも事業を継続し、早期復旧を図るために取り決めておくものです。ハイブリッドワークにおいてもBCPを検討しておくことが業績を下げないために重要です。
特にハイブリッドワークは出社とリモートが日によって変わるため、従業員の所在地が掴みにくいところがあります。災害発生直後も、どこにいても即座に従業員の所在がわかる仕組みづくりが必要です。
ハイブリッドワーク導入例
私たちリコージャパンでどのようにハイブリッドワークを導入したのか企業、導入背景と整備の流れをご紹介します。
2011年、提案力強化と営業の生産性向上のため、タブレット端末導入による営業職の直行直帰型スタイルへの変革を始めました。
2016年には在宅勤務制度の試行、2020年開催予定であった国際的大型スポーツイベントによる交通集中や混乱回避のため、パソコンや電話などのインフラ環境を再整備し、リモートワークを可能にしました。
そして、コロナ禍を経た現在も「リアルとリモートのハイブリッドワーク」を実践しており、従業員にとって働きやすい環境づくりを行っています。
まとめ
ハイブリッドワークを導入することで、従業員の生産性の向上や優秀な人材の確保に繋がるため、企業にとっても従業員にとっても大きなメリットがあることが分かりました。現在ハイブリッドワークの導入を検討している方は、本コラムを参考に、より快適な職場環境を目指してみませんか？
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle 」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、ハイブリッドワークの導入もご支援いたします。ハイブリッドワークの実践事例もご紹介できますので、「RICOH Smart Huddle 」の詳細は、以下よりご覧ください。
